Consegna rapida delle parti giuste all'area di servizio del tuo tecnico

Non c'è niente di più frustrante per una flotta che ritardare una riparazione perché i componenti necessari non sono disponibili. E non c'è niente di più frustrante per un tecnico che richiedere pezzi al reparto ricambi solo per poi farsi scegliere quello sbagliato.

Naturalmente, ottenere la parte giusta dipende, in una certa misura, da cosa c'è nell'inventario, ma questa è solo una parte della storia. L'altra chiave per ottenere i ricambi giusti per una riparazione è la comunicazione e la collaborazione tra il tecnico e il reparto ricambi. Se non gestito correttamente, ciò causa attriti tra il personale, rallenta le riparazioni e fa perdere molto tempo ai tecnici.

Mark Wasilko, vicepresidente marketing di Decisiv, spiega che la tradizione del settore dice che i tecnici trascorrono solo il 30% del loro tempo a girare chiavi inglesi. Il restante 70% viene speso per fare altre cose, incluso cercare di procurarsi le parti necessarie per completare una riparazione.

Secondo gli esperti con cui ha parlato Trucks, Parts, Service, la consegna al tecnico del pezzo giusto inizia nel momento in cui il camion raggiunge l'area di servizio per la diagnosi iniziale. Una volta effettuata la diagnosi e identificata la causa principale del guasto, l'officina dovrebbe iniziare a creare un ordine di riparazione (RO) e tale ordine di riparazione dovrebbe includere un elenco delle parti necessarie per la riparazione.

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Con la piattaforma di Decisiv, una volta che la flotta approva la riparazione, una copia del RO viene inviata al reparto ricambi e Wasilko spiega che il personale addetto ai ricambi può quindi andare a ritirare i pezzi e far sapere al reparto assistenza quali pezzi sono in stock e che devono essere ordinati e quando le parti non disponibili in magazzino arriveranno in negozio.

Un caposquadra è un collaboratore fondamentale all'interno di un'officina di assistenza perché spesso è l'unica persona a conoscenza di tutti i lavori in corso e può tenere d'occhio le richieste di ricambi per garantire che i tecnici non debbano smettere di lavorare.

L'utilizzo di un sistema di gestione delle riparazioni elimina gli scambi tra il tecnico e il reparto ricambi. Non ci sono domande sulle specifiche delle parti perché la piattaforma mantiene un elenco accurato delle specifiche del veicolo o se tutti i co-componenti sono inclusi perché l'RO contiene tutti i dettagli esattamente di ciò che è necessario.

"Il RO viene scritto dal tecnico, revisionato dall'autore del servizio, ma viene condiviso digitalmente con il reparto ricambi", afferma Wasilko. "Fondamentalmente avete eliminato gran parte dell'inefficienza nella tradizionale interazione avanti e indietro tra il reparto ricambi e il reparto ricambi."

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Una delle migliori pratiche che Wasilko ha osservato presso i concessionari di camion è stata la co-ubicazione dei ricambi nell'area di servizio. In altre parole, alcune parti, soprattutto quelle necessarie per lavori di riparazione ricorrenti o ripetitivi, sono conservate nei magazzini dell'officina.

Kevin Bowers, direttore delle operazioni di servizio presso Transource, ha creato quello che chiama un posto di comando nei negozi della sua concessionaria. "Come minimo, il personale è costituito da un caposquadra e da un addetto ai ricambi", afferma. "Gli addetti ai ricambi lavorano solo con l'officina. Non rispondono alle chiamate allo sportello. Il loro compito principale è aiutare i tecnici."

Se un tecnico ha bisogno di un componente, "lo trasmette al caposquadra dell'officina e all'addetto ai ricambi nel centro di comando", spiega Bowers. Se è una parte in garanzia, viene ritirata e consegnata alla baia. "Se si tratta di qualcosa di piccolo, come le fascette, che potremmo aver trascurato nella citazione originale, chiediamo semplicemente al tecnico dei ricambi di portarlo alla baia", afferma Bowers.

Tuttavia, prima di ciò, durante la fase diagnostica della riparazione, i tecnici Transource determinano quale riparazione è necessaria, sviluppano un preventivo per il costo della riparazione comprensivo di parti e manodopera e inviano tale preventivo al reparto ricambi in modo che siano a conoscenza di quali parti saranno necessari. Similmente alla migliore pratica suggerita da Decisiv, dopo che la riparazione è stata approvata, le parti vengono estratte e portate nel magazzino.